Tuviste una no conformidad en auditoría. Esto es exactamente lo que debes hacer en las próximas 72 horas

Recibiste la no conformidad. Ya sea de un auditor externo, de una certificadora o de un fiscalizador. Es un momento incómodo y el equipo está bajo presión.

Lo primero que hay que saber: una no conformidad no destruye una certificación ni genera automáticamente una sanción. Lo que define el resultado es la respuesta. Y la respuesta correcta tiene un orden específico.

Las primeras 24 horas: entender antes de actuar

El error más frecuente después de una no conformidad es actuar de inmediato sin entender bien el hallazgo. Hay que resistir esa urgencia y empezar por entender.

¿Qué tipo de no conformidad es?

•       No conformidad mayor: incumplimiento de un requisito fundamental de la norma que pone en riesgo la integridad del sistema de gestión. Requiere respuesta inmediata y puede suspender la certificación.

•       No conformidad menor: incumplimiento puntual o debilidad en la implementación. No suspende la certificación pero requiere acción correctiva dentro del plazo que el auditor defina.

•       Observación u oportunidad de mejora: no es una no conformidad formal pero es una señal de que algo puede mejorar antes de que se convierta en problema.

¿Cuál fue el requisito incumplido y por qué?

Identifica exactamente qué requisito de la norma o del instrumento de gestión no se cumplió. Y más importante: por qué no se cumplió. Las causas más frecuentes son:

•       El requisito existía pero el responsable no sabía que le correspondía.

•       El control se ejecutó pero no se generó evidencia de que ocurrió.

•       El sistema de alertas no funcionó y el plazo venció sin que nadie lo viera.

•       La norma cambió y el sistema de cumplimiento no se actualizó.

Las horas 24 a 48: diseñar la acción correctiva

Una acción correctiva efectiva tiene cuatro componentes que los auditores verifican en la próxima visita:

1.    Corrección inmediata: qué haces para remediar el incumplimiento específico de este hallazgo. Ejemplo: el registro de capacitación que faltaba, el contrato que no estaba actualizado.

2.    Análisis de causa raíz: por qué ocurrió. No el síntoma (faltaba el registro), sino la causa real (no había un sistema de alertas para recordar cuándo debía ejecutarse esa capacitación).

3.    Acción correctiva sistémica: qué cambias en el sistema para que esto no se repita. Aquí es donde se justifica la implementación de un sistema de cumplimiento más robusto.

4.    Verificación de efectividad: cómo vas a demostrar que la acción correctiva funcionó. Eso requiere evidencia nueva, generada después de la corrección.

Las horas 48 a 72: comunicar y documentar

Con la acción correctiva definida, hay dos cosas que deben ocurrir antes de las 72 horas:

•       Comunicar al auditor: enviar un plan de acción correctiva formal con las cuatro componentes descritas, los responsables y los plazos comprometidos. Esto muestra disposición y control, no pánico.

•       Documentar el proceso: toda la gestión de esta no conformidad debe quedar registrada. El auditor va a pedir evidencia del proceso de cierre en la próxima visita.

Lo que esta situación revela sobre tu sistema

Una no conformidad es un síntoma. El diagnóstico real es cuántas no conformidades similares existen en otras partes del sistema que todavía no han sido detectadas por un auditor externo.

Si la causa raíz del hallazgo es un problema de sistema (falta de alertas, falta de evidencia, desacople entre norma y operación), hay más de una no conformidad esperando ser descubierta.

Este es el momento para evaluar si el sistema actual es suficiente.

Isolegal permite gestionar el ciclo completo de no conformidades:

Registrar el hallazgo → asignar la acción correctiva → definir el responsable y el plazo → registrar la evidencia de corrección → verificar el cierre.

El primer paso es saber cuánto riesgo tienes hoy.

Conviene tener claro el diagnóstico: qué brechas existen en tu sistema actual, cuál es tu exposición a multas y qué tan preparada está tu empresa para una auditoría o fiscalización. La calculadora de riesgo de Isolegal te da ese panorama en 5 minutos, sin compromiso.

→ Haz tu diagnóstico gratuito ahora

Paula Arriagada

Equipo Isolegal
Customer success

www.isolegal.cl  ·  [email protected]  ·  +56988267398

Conocimiento, cercanía y simplicidad; Isolegal.